Quản lí email hiệu quả
Email là một công cụ thực sự đặc biệt hiệu quả trong việc yêu cầu thông tin, cung cấp thông tin theo yêu cầu, truyền tải thông tin, trao đổi thông tin mà bạn cần phải làm thành tài liệu và trao đổi cùng với hơn một người tại một thời điểm. Nhưng nên nhớ: email là một phương tiện kỹ thuật vô âm. Vậy nên, kĩ năng quản lí email hiệu quả là kĩ năng mềm mà mọi người nên có để mỗi lần người ta mở đọc các thông điệp trên email của bạn thì đó chính là điều mà người nhận email có thể nghĩ đến điều bạn muốn nói.
Điện thoại mang tính hữu dụng hơn khi mà một sự hồi đáp mang tính nhanh chóng tức thời hơn, khi mà cả lời nói lẫn giọng điệu đều mang tính chất quan trọng trong thông điệp gửi đi, khi mà cần phải bàn thảo về vấn đề nào đó, khi cần thiết phải nói chuyện riêng tư.
Hãy ấn định những khoảng thời gian dành cho việc kiểm tra email. Hãy tắt thiết bị ghi âm hộp thư thoại để không phải làm sao nhãng hay chen ngang vào công việc của bạn. Nói với mọi người nếu họ có các câu hỏi hay yêu cầu mang tính thúc bách về thời gian. và cần sự phản hồi ngay thì hãy gọi điện thoại cho bạn.
Khi vào mỗi buổi sáng bạn kiểm tra email đầu tiên, chỉ tìm những việc thật sự quan trọng và cần phải hoàn tất trong ngày hôm đó. Hãy So sánh các thông điệp với hàng nửa tá veggie mà bạn ghi vào trong danh sách hàng ngày vào buổi tối trước khi bạn quyết định công việc nào quan trọng nhiều và công việc nào ít quan trọng hơn.
Hãy cài đặt màn hình máy tính chế độ tự động chi trước (autopreview) để bạn có thể đọc lướt qua những dòng chủ đề và ba hoặc bốn dòng đầu trong mỗi thông điệp. Sau khi bạn kiểm tra email xong, hãy cài đặt lại chế độ bình thường.
Hãy thiết lập các tập tin để lưu lại những thông tin mà bạn muốn giữ, chẳng hạn như “hành động ngay lập tức”, “treo”, “tham khảo từ từ”, “họp”, “ủy thác” và “dự án”. Trong mỗi tập tin đó hãy tạo ra các tập tin phụ. Các email đó và các tập tin phụ cần phải phù hợp với hệ thống sắp xếp tài liệu trên bàn làm việc của bạn.
Hãy bắt đầu đối với các email khi bạn đọc email lần đầu tiên. Lướt qua toàn bộ những bức email một lần và xóa bỏ những thư rác và những bức thư chỉ gây tốn thời gian. Sau đó hãy thực hiện với những email quan trọng nhất. Cuối cùng sắp xếp những email còn lại, và để giữ cho hộp thư của bạn sạch sẽ và tiết kiệm thời gian.
Đừng sử dụng hộp thư email làm thành một danh sách những việc cần làm: điều này không khác gì so với việc giữ các ngăn tài liệu giấy tờ trên bàn làm việc của bạn. Hãy chuyển các thông điệp trong email của bạn vào trong lịch công tác một cách thích hợp.
Nếu như bạn ghi chú về các mô hình đối với những thông điệp mà bạn xóa bỏ hay sắp xếp lại, hãy tạo ra bộ lọc hay các nguyên tắc nhằm phong tỏa hay xóa bỏ hay hướng những bức thư gửi đến hộp thư của bạn vào trực tiếp vào trong các tập tin thích hợp mà bạn phân chia cụ thể. Hơn nữa, bản thân bạn cần phải thoát khỏi các danh sách thư điện tử trừ phi bạn thực sự muốn mình ở trong vòng quay của những bức email đó.
Sau đây là thêm ba đề xuất cho việc quản lý email:
Huấn luyện những người khác
Yêu cầu mọi người cần phải đưa ra lý do về email trong tiêu đề. Sau đó ba dòng đầu tiên cần phải nói lên được họ muốn gì và thời hạn cụ thể là bao lâu.
Tránh cùng lúc làm nhiều việc khác nhau
Đừng cùng một lúc vừa viết email vừa gọi điện thoại. Mỗi lần làm một việc sẽ giúp bạn làm nhanh hơn và ít phạm sai lầm hơn.
Hồi âm một cách nhanh chóng
Trả lời email ngay trong ngày. Điều đó ít nhất cũng thừa nhận mình đã nhận được email, nếu không thì có thể người gửi sẽ gọi điện cho bạn hay gửi tiếp một email khác cho đến khi bạn trả lời họ. Hãy báo cho người gửi biết nếu như bạn đi xa; hãy dùng đặc điểm “không ở trong văn phòng” để trả lời từng email một.
Ngày nay, để tăng năng suất làm việc, quản lí email hiệu quả cũng là một kĩ năng mềm mà mỗi người đều cần có. Hy vọng bài viết trên sẽ cung cấp cho bạn một số thông tin hiệu quả để có thể rèn luyện và phát triển kĩ năng quản lí va flamf việc qua email của mình.
