Cách hoạch định các cuộc họp hiệu quả

Có bao giờ bạn tự hỏi cách hoạch định các cuộc họp để đem lại hiệu quả chưa?

Ai trong chúng ta chắc hẳn đều rất quen thuộc với những đặc điểm của các cuộc họp không hiệu quả. Đặc điểm chung của chúng là:

• Thời gian quá lâu.
• Hầu hết đều không cần thiết.
• Các cuộc họp không được lên chương trình.
• Người tham dự cuộc họp không có sự chuẩn bị.
• Người dự họp không hợp tác với nhau.
• Người tham dự rời cuộc họp với tâm trạng thất vọng.
• Việc triển khai những vấn đề đề ra trong cuộc họp thực sự kém hiệu quả.

Chúng ta có thể cải thiện các cuộc họp bằng cách hoạch định các cuộc họp một cách khéo léo. Hãy đặt câu hỏi liệu cuộc họp này có thật sự cần thiết hay không? Đó chính là câu hỏi đầu tiên và là câu hỏi quan trọng nhất. Tại sao lại phải họp? Trong một cuộc họp, có ba mục đích cơ bản: cung cấp thông tin, giải quyết vấn đề hay ra quyết định và để cho mọi người động não đóng góp ý kiến.

Hãy tính toán chi phí của cuộc họp. Liệu có cách nào khác mà vẫn phục vụ được mục đích của bạn không? Hãy cân nhắc các giải pháp thay thế. Chẳng hạn, nếu mục đích của cuộc họp là cung cấp thông tin, chẳng hạn như các tin tức và các bản báo cáo, có thể giải pháp email là hiệu quả hơn.

Chỉ khi nào có một nguyên do nào đó thì mới họp. Điều này dường như rất rõ ràng, nhưng nhiều cuộc họp “là những cuộc họp thường kỳ” – hàng tuần hay thậm chí là hàng ngày, cùng thời gian, cùng nơi chốn, cùng… Thường kỳ không phải là một lý do để tiến hành một cuộc họp.

Nếu bạn quyết định cần thiết phải tiến hành một cuộc họp, hãy sử dụng các mục đích nêu trên để xác định phải mời ai, diễn ra trong thời gian bao lâu và khi nào thì lên lịch cho cuộc họp đó.

Chỉ mời tham dự cuộc họp những người cần phải có mặt mà thôi. Sau đó, nêu lên cho từng người biết tại sao bạn lại mời họ tham dự. Những người tham dự họp sẽ có trách nhiệm cao đối với việc chuẩn bị và tham dự cuộc họp.

Xác định các vấn đề cần phải bàn, cách giải quyết từng vấn đề như thế nào và thời gian giải quyết bao lâu. Thời gian của mỗi buổi họp cần phải tùy thuộc vào từng mục đích của cuộc họp. Nói chung, hãy tìm cách tiến hành cuộc họp dưới 90 phút, vốn là quãng thời gian tập trung trung bình của một người.

Sau đây là một số đề xuất thêm để tiến hành buổi họp:

Đặt vấn đề về các phiên họp thường kỳ

Nếu bạn tham dự một cuộc họp, hãy nghĩ về các lý do tại sao lề thói có thể vừa lợi vừa hại. Các cuộc họp thường kỳ diễn ra tốt đẹp có thể rất hiệu quả; các cuộc họp thường kỳ bình thường lại phí phạm thời gian và khiến cho mọi người tham dự chán ngán.

Nắm được lý do vì sao bạn tham dự họp

Khi một người tham dự vào một cuộc họp hãy tìm hiểu xem người ta mong đợi gì ở bạn. Bạn có thể cử một người nào khác đi thay cho bạn không hay là cung cấp thông tin theo một cách khác? Bạn có thể chỉ cần tham dự một phần của cuộc họp hay không?

Tư duy “đầu tư” – cách quan trọng để hoạch định các cuộc họp hiệu quả

Các cuộc họp thực sự tốn kém tiền của. Nếu những người tham dự họp có suy nghĩ về một số tiền theo tỉ lệ từng phút một, thì họ có thể đầu tư nhiều hơn về ý tưởng và năng lượng cho các cuộc họp, nhằm biến các cuộc họp trở nên hiệu quả và hợp lý hơn, để thu lại những gì mình đã đầu tư vào đó. Đây chính là cách quan trọng nhất để hoạch định các cuộc họp hiệu quả.