3 gợi ý để lập kế hoạch công việc hiệu quả

Một số người có khuynh hướng nhảy ngay vào thực hiện công việc và dự án ngay lập tức. Một số người khác lại có khuynh hướng trì hoãn lại. (Kinh nghiệm dân gian thường ủng hộ cả hai khuynh hướng này: “Kẻ nào chậm chân kẻ đó sẽ thua cuộc” và “Dục tốc bất đạt”.)

Đương nhiên sự chần chừ rõ ràng là một vấn đề – mà chúng ta sẽ bàn đến trong bài tiếp theo. Nhưng việc ngay lập tức đổ xô bắt tay vào hành động mà không vạch ra một kế hoạch thực hiện phù hợp cũng là một vấn đề, vì hai lý do. Chúng ta đều đã biết được về sự nguy hiểm của việc áp dụng phương pháp “chuẩn bị, bắn, nhắm”.

Chúng ta phạm sai lầm và gây ra các vấn đề rắc rối, đôi khi là làm lãng phí nguồn lực và làm nản lòng những người khác. Nhưng vẫn có những vấn đề rắc rối khi mà mọi người mang cả sự nhiệt tình vào trong một dự án – và sau đó lại giảm nhịp độ hay ngưng lại hoàn toàn khi mà họ bị chìm nghỉm trong đó.

Cả hai vấn đề đó – sự do dự, trì hoãn và sự nóng vội – đều có thể tránh được hay vượt qua được bằng cùng một cách: lập kế hoạch công việc.

Lý do thứ nhất tại sao mọi người lại trì hoãn công việc hay dự án là công việc đó dường như quá phức tạp và quá khó khăn. Đó là lý do tại sao phương pháp hiệu quả nhất chính là chiến lược quân sự cổ đại theo kiểu chia để trị.

Hãy chia các công việc và các dự án lớn thành những công việc nhỏ hơn mà bạn có thể quản lý được – công việc càng phức tạp, càng chia nhỏ các bộ phận ra. Chúng ta ai cũng đã nghe đến câu danh ngôn “Cuộc hành trình dài nhất khởi đầu cũng chỉ với một bước nhỏ”. Hãy chia ra thành từng bước nhỏ, càng dễ dàng và/hoặc càng nhanh chóng càng tốt.

Nếu bạn cảm thấy có quá nhiều công việc hoặc bị căng thẳng quá mức, có thể bạn cảm thấy bất lực không thể cam kết thực hiện điều đó trong vòng 15 phút. Trong trường hợp đó, hãy lập kế hoạch bước đầu tiên mà bạn có thể thực hiện trong khoảng thời gian chỉ với 15 phút.

Nếu như kế hoạch thực hiện của bạn quá sát với thời gian tương lai trước mắt khiến cho bạn cảm thấy rất muốn trì hoãn một dự án của mình, thì bạn hãy chia điều đó ra nhỏ hơn để bạn có thể chọn ra một khoảng thời gian để thực hiện cam kết của mình từng ngày một.

Đối với từng mảng dự án, hãy xác định các mục tiêu cần đạt được, nguyên nhân, và khung thời gian biểu, với một hạn định. Bạn càng lập kế hoạch càng chi tiết, từng mảng Công việc sẽ càng thực tế hơn và bạn tổ chức các công việc đó một cách hợp logic hơn.

Sau đây là 3 đề xuất gợi ý có thể giúp cho bạn lập kế hoạch công việc một cách hiệu quả:

Lập kế hoạch công việc một cách chi tiết

Bạn càng phân chia cụ thể một dự án, bạn càng phải viết ra nhiều hơn – và dự án khởi đầu càng dễ dàng bao nhiêu thì trong thực tế dự án đó cũng suôn sẻ bấy nhiều khi bạn bắt tay vào thực hiện từng bước một.

Trao đổi thông tin

Đây là một nhân tố chủ chốt trong việc hoạch định công việc và dự án và sau đó là đạt được mục tiêu. Như đã nêu lên từ trước, hãy trao đổi thông tin về những kỳ vọng của bạn với những người khác để từ đó họ biết được họ cần làm gì để hỗ trợ cho bạn trong việc đạt được mục tiêu đề ra. Bên cạnh đó, việc trao đổi thông tin cũng cho thấy sự cam kết và việc ủng hộ cam kết đó.

Tạo ra những phần thưởng cho từng bước dự án

Sự thành công cần phải được tôn vinh. Do vậy, sau khi đã lập kế hoạch công việc, bạn cần phải đặt ra một giải thưởng cho việc hoàn thành mỗi bước trong dự án tùy theo tính chất quan trọng của từng bước đó.